Primăria Braşov îşi externalizează arhiva. 4 ani, 20.666.596 lei

Chiar dacă suntem în epoca digitalizării, în administraţia publică redactează numeroase documente scrise. Conform legislaţiei, acestea trebuie arhivate şi depozitate pentru o perioadă, iar Primăria Braşov nu mai are unde să depoziteze actele. Pentru a rezolva această problemă, municipalitatea braşoveană a decis să externalizeze arhiva şi a lansat o licitaţie pentru contractarea unei firme de specialitate. Conform anunţului licitaţiei, acordul – cadru va avea o durată de 4 ani şi o valoare maximă de 20.666.596 lei. În baza acestui contract, prestatorul va avea obligaţia de a organiza arhiva, de a depozita documentele în spaţiile proprii, de a digitaliza actele (scanare şi arhivare electronică), de realiza un program informatic pentru gestionarea arhivei electronice, dar şi de a-i instrui pe funcţionarii Primăriei privind utilizarea acestei aplicaţii. 

Actele vor fi „toaletate” 
Tot prestatorul va avea obligaţia de a face „toaletarea documentelor”, ceea ce înseamnă netezirea foilor, înlăturarea marginilor franjurate (fără eliminarea porţiunilor de text sau desene), repararea zonelor sfâşiate (prin folosirea de scotch de hârtie), plierea documentelor la dimensiunea dosarului, înlăturarea agrafelor şi capselor şi alte operaţiuni specifice.  

Aproape un kilometru de documente în depozitele Primăriei 
Conform caietului de sarcini aferent licitaţiei, în cei patru ani, reprezentanţii municipalităţii  estimează că prestatorul va prelua maxim 2.000 de metri liniari documente redactate de direcţiile şi serviciile din Primăria Braşov. Aproximativ jumătate din această cantitate se află deja în depozitele primăriei. 
În prezent, în Primăria Braşov se găseşte o cantitate de aproximativ 1.000 de metri liniari de arhivă.
„Această cantitate va fi prelucrată cu serviciile arhivistice şi, parţial, externalizată în serviciul de depozitare a documentelor, în cadrul primului an de contract subsecvent al acordului cadru”, se arată în caietul de sarcini aferent licitaţiei. 
Practic, din calculele Primăriei rezultă că în cei patru ani de contract se vor produce 1.000 de metri liniari de documente.