Ce amenzi riscă angajatorii care au camere video la locul de muncă

Eşti antreprenor şi îţi monitorizezi video angajaţii? În urma noilor reguli privind protecţia datelor cu caracter personal (GDPR), rişti amenzi de până la 20 de milioane de euro sau 4% din cifra de afaceri pe anul anterior, explică Ruxandra Vişoiu, avocat R&R Parteners Bucharest, pentru Capital.
„Noile reguli privind protecţia datelor cu caracter personal au intrat deja în vigoare la data de 25.05.2018, conform Regulamentului UE 2016/679. Cu toate acestea, majoritatea societăţilor sunt doar în curs de implementare a noilor proceduri sau, mai grav, nici măcar nu au început implementarea acestora”, mărturiseşte avocata. În acest context, unul dintre subiectele cele mai sensibile ale noilor reglementări vizează supravegherile video.
Condiţiile în care angajatorii îşi pot supraveghea sediul sau punctul de lucru urmează a fi stabilite printr-un nou Proiect de lege, care a fost adoptat deja de Camera Deputaţilor. Legea este necesară în contextul în care Regulamentul UE nu prevede reguli clare privind condiţiile în care camerele video pot fi utilizate de societăţi pentru a monitoriza angajaţii sau clienţii. La art. 88 se prevede că „statele membre pot prevedea norme mai detaliate pentru a asigura protecţia drepturilor (...) angajaţilor în contextul ocupării unui loc de muncă, (...) al protejării proprietăţii angajatorului sau a clientului”. Aşadar, detaliile cu privire la modalitatea în care societăţile ar urma să îşi supravegheze angajaţii şi bunurile urmează să fie stabilite printr-o lege internă. De asemenea, dispoziţii privind supravegherea video sunt prevăzute şi de Decizia Preşedintelui ANSPDCP nr. 52/2012, care vor rămâne în vigoare în măsura în care nu contravin noii legislaţii, mai spune avocautul R&R Parteners.
Potrivit Ruxandrei Vişoiu, conform art. 5 din Proiectul de lege, prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaţilor, în cazul în care angajatorul utilizează sisteme de monitorizare prin mijloace electronice sau mijloace de supraveghere la locul de muncă, este permisă doar în următoarele condiţii:
- Interesele legitime urmărite de angajator vizează activităţi de importanţă deosebită, temeinic justificate şi prevalează asupra intereselor sau drepturilor şi libertăţilor persoanelor vizate – altfel spus, angajatorul va trebui să demonstreze că supravegherea video este cu adevărat necesară la locul de muncă. Simplul fapt că se desfăşoară activitate economică nu este necesar pentru a exista un interes real pentru supravegherea persoanelor, întrucât această supraveghere se presupune a fi o încălcare a drepturilor personale. Angajatorul va trebui să arate, spre exemplu, că există un grad mare de risc privind furtul produselor ori materialelor la locul de muncă, că se desfăşoară activităţi de mare risc etc.
- Angajatorul a realizat informarea prealabilă obligatorie, completă şi în mod explicit a angajaţilor – aşadar camerele video secrete sunt în mod categoric interzise, putând fi astfel excluse ca probă chiar şi în cazul unui furt la locul de muncă, întrucât au fost montate fără respectarea legii. Angajatorii trebuie să ştie că există camere video la locul de muncă, chiar dacă acestea sunt doar în locurile de acces pentru securitate, nu în spaţiul de muncă efectiv. În acest sens, angajatorul ar trebui să facă o informare oficială a angajaţilor, în care să detalieze condiţiile de supraveghere video şi preferabil să aibă în scris dovada de informare a acestora, pentru a evita neplăceri în eventualitatea unui control ANSPDCP.
- Angajatorul a consultat sindicatul sau, după caz, reprezentanţii angajaţilor înainte de introducerea sistemelor de monitorizare – acest lucru nu înseamnă că angajatorul nu poate monta camere decât după ce ia acordul sindicatului. Însă pe lângă informarea tuturor angajaţilor privind monitorizarea video, angajatorul va trebui să pună efectiv în discuţia reprezentanţilor acestora necesitatea existenţei camerelor video. Cu această ocazie, va trebui să prezinte pe scurt motivele pentru care supravegherea este necesară, să înregistreze eventualele obiecţiuni şi să găsească soluţii în cazul unui eventual conflict. Ca şi în cazul informării, rezultatele consultării ar trebui introduse preferabil într-un proces verbal şi păstrate de angajator.
- Alte forme şi modalităţi mai puţin intruzive pentru atingerea scopului urmărit de angajator nu şi-au dovedit anterior eficienţa – aceasta este probabil cea mai strictă cerinţă din noua reglementare, putând fi interpretată în sensul în care angajatorul poate monta camere video doar în contextul în care a încercat în trecut monitorizarea prin modalităţi mai „soft” (ex. notarea într-un registru a tuturor persoanelor care intră în spaţiu, fără a le filma), dar acestea nu s-au dovedit destul de eficientă. Având însă în vedere că aceste restricţii vizează nu doar camerele video, ci şi supravegherea electronică a angajaţilor (ex. paginile web accesate la serviciu), această cerinţă va viza în practică mai degrabă acest aspect, care mult mai intruziv decât filmarea de securitate.
- Durata de stocare a datelor cu caracter personal este proporţională cu scopul prelucrării, dar nu mai mult de 30 de zile, cu excepţia situaţiilor reglementate expres de lege sau în cazurile temeinic justificate – materialul video va trebui păstrat maxim 30 de zile, durată care este considerată suficientă pentru scopuri de securitate. Această durată poate fi prelungită doar dacă angajatorul demonstrează necesitatea, ex. apariţia unui incident de securitatea din motive nedescoperite.